【アメリカ】Certified Mailとは?書き方と送り方をご紹介!【USPS】

 

こんにちは!サエコです。

最近仕事で税務署とやり取りする機会があったのですが、その際 Certified Mail を出す必要がありました。

Certified Mail を出すには郵便局に行く必要がありますが、初めての場合ややこしいと感じることもあるのではと思い、今回は Certified Mail を出す手順や、そもそも Certified Mail が何なのかをご紹介したいと思います。

Certified Mail はアメリカで仕事をする場合だけでなく、生活においても必要となることがあるので、ご参考になれば幸いです。

 

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Certified Mail とは何か

「Certified Mail」は通常の郵便とは異なり、発送状況が追跡可能で、さらに希望する場合には配送完了後に配送&受取完了のハガキを返送してもらえるというものです。

つまり、いつ発送していつ届いたかということが記録に残るので、送った側も受け取った側もお互いに

「届いてない!」

「いや、ちゃんと送った!」

と揉めることがありません。

弁護士事務所や税務署、アパートやお家を借りている場合オーナーとの契約書のやり取りなど、公式なもの提出期限が絡んでいるものなど、日常生活でも Certified Mail を利用する機会はあります。

 

Certified Mail を送る

それでは、実際に Certified Mail を送る方法をご紹介したいと思います。

用意するものは

  1. 封筒
  2. Certified Mail Receipt
  3. Domestic Return Receipt(受取証明が欲しい場合)

です。

2と3は郵便局に行けば窓口で貰うことができますし、もし継続して Certified Mail を送ることになるのであれば、USPSのオンラインショップでまとめて入手することも可能です。

(上記2と3それぞれの名前をクリックでUSPSのオンラインショップに飛ぶことができます。)

Certified Mail の書き方

1. 封筒に住所を記入

まずは通常の手紙同様、封筒の左上に送り主(自分)の名前と住所、封筒の真ん中に送り先の会社名/個人名と住所を書きましょう。

この時、受け取り相手の名前と住所は真ん中〜少し下目に書くのがおすすめです。

というのも、この後で封筒の上部(自分の住所の横)にシールが貼られるためです。

また、切手も郵便局で手続きをするときにスタンプを押してもらえるため、ここで貼る必要はありません。

2. Certified Mail Receipt の記入

郵便局もしくはオンラインで入手した Certified Mail Receipt に必要事項を記入します。

3. Domestic Return Receipt の記入

Domestic Return Receipt の「Sender:」と書いてある面に自分の名前と住所を記載しましょう。

ここに書いた宛先に配送完了通知ハガキ(=Domestic Return Receipt)がそのまま送られてきます。

そして、反対の面には送り先の住所を書きます。3番の「Service Type」で「Certified Mail」にチェックを入れるのも忘れずに。

4. Certified Mail Receipt の番号を貼る

ここは窓口の人が行ってくれるかもしれませんが、Certified Mail Receipt の向かって左側(赤線で囲っている部分)、レシートの番号がシールになっていて剥がせるようになっています。

この部分を剥がし、Domestic Return Receipt の Article Number (Transfer from service label) と書かれている箇所に貼りましょう。

これでどちらの書類にも同じ番号が記載されている状態になりますね。

5. 郵便局の窓口で必要な料金を支払う

上記の必要なものを持ってUSPS(郵便局)の窓口へ行くと、必要な料金を計算してスタンプを押し、Certified Mail Receipt を封筒に貼り付ける作業なども目の前で行なってくれます。

最初にあった封筒の画像で見ると、最終的にはこのような感じになります。

窓口の人がレシート部分を切ってくれるので、大切に保管しておきましょう。

USPSのトラッキングサイトで Article Number を入力すれば、届いたかどうか追跡することも可能です。

 

まとめ

今回は Certified Mail を出す方法をご紹介しました。

税金関係や弁護士とのやりとり、また場合によってはアパートや家のオーナーとの契約関係でも利用する機会のあるものです。

確実に送った/受け取ったというやりとりが可能で、封筒やパッケージだけ持って行けば最寄りの USPSですぐに手続き可能なので、ぜひ重要書類を送る際には参考にしてみてくださいね。

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