W-9とは？フォームの書き方を画像で解説！【アメリカで働く】
アメリカで就労する際、最初に会社から「これを記入してください」と色々な書類を渡されるかと思います。
私自身、「色々ありすぎて意味が分からない！」という状態が長く続いていました。
しかし、確定申告を自分で行うアメリカなので、それぞれの書類がどういう物なのかを理解しておくことは非常に重要となります。
今回はその中の１つ「W-9 Form」の説明と記入方法をご紹介したいと思います。
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Contents
W-9フォームとは
アメリカで働く際目にする書類で恐らく最もポピュラーな書類の一つが「W-9」ですが、何の為の書類かはご存知でしょうか。
企業が外注業者への支払いに必要な書類
W-9とは、納税者番号と証明書を要求するための書類で、簡単に言うと外注業者（個人・企業問わず）にお給料を支払うために必要なフォームです。
氏名・住所・ソーシャルセキュリティーナンバーなど、記入されたW-9に基づいてその納税年度中の給与が支払われます。
外注業者に記入されたW-9はIRSへは送られず、最低４年間企業で保管する義務があります。
もしその外注業者に年間600ドル以上の給与支払いがあった場合は、翌年の１月末日までにForm1099－Miscを作成して外注業者に、コピーはIRSに渡す必要があります。
税金の源泉徴収は外注業者が自ら行う必要がありますので、企業側が代行や支払いをする必要はありません。
外注業者は会社も個人もあり得る
先程から「外注業者」と書いてはいますが、CorporationやLLC、個人など様々な形態があり得ます。
例えば、美容院を経営していて従業員の美容師がいるとします。
関係的には「オーナーと従業員」ですし、毎日顔を合わせる場合もあると思いますが、この美容師との契約形態が外注（「インデペンデントコントラクター」と呼ばれます）だった場合、会社からの給与支払いのためにはW-9を記入してもらう必要があります。
- レストランを経営していてイベントのためライブバンドを雇う
- 会社のウェブサイトを一新するのにフリーランスのデザイナーと契約する
など、他にも様々なケースでW-9は必要になってきます。
W-9フォームの記入方法
W-9フォームは数年おきにアップデートされているので、念のため手元のフォームが最新の物かどうか確認をしましょう。
2019年12月現在、最新のW-9はIRSのウェブサイト上に上がっているこちらです。
W-9は画像の通り４ページに渡るフォームですが、記入するのは最初のページのみ。
どこに何を書くかは下記をご参考下さい。
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W-9フォームの内容と書くべき箇所
ここからはW-9フォームの書くべき箇所をフォーム上の番号に沿って解説していきます。
まずはこちらがW-9フォームの１ページ目全貌。
W-9フォーム上部（１～７）
- フルネームを正式に記載
- 会社名・ビジネス名などが当てはまる場合は記載（無い場合は空白でOK）
- ご自身、もしくはご自身が運営するビジネス形態に当てはまるボックスにチェックマークを入れる
- Exemption Codeがある場合のみ記入（個人の場合は空白でOK）
- 番地、ストリート名、アパートの部屋番号を記入
- 都市名、州、Zipコードを記入
- 雇用主が必要になり得るアカウント番号がある場合は記入（無ければ空白でOK)
W-9フォーム中部（PartⅠ＆ PartⅡ）
【PartⅠ】
- ソーシャルセキュリティーナンバー（Social Security Number/SSN）
- 納税者番号（Taxpayer Identification Number/TIN）
- 連邦雇用主番号（Employer Identification Number/EIN）
のいずれかを記入します。
- 個人の場合はSSNを記載
- 居住外国人、個人事業主、法人格がない事業体の場合はTINを記載
もしTINが無い場合は新規取得することも可能です。
上記のどれにも該当しない場合にはEINを記載しましょう。
【PartⅡ】
画像赤枠のところに署名と日付を記入してW-9フォームの完成です！
提出を求められた場合、この１ページ目だけをスキャンしてEメールないし郵便で送れば大丈夫ですよ。
ちなみにこちらの署名と日付、書き忘れが非常に多い部分でもあります。
私も仕事柄色々な方から提出されたW-9を拝見しますが、毎回サイン忘れが必ずいます。（笑）
くれぐれも書き忘れのないように注意しましょう。
まとめ
いかがでしたか？
今回はW-9フォームについてご紹介しました。
- W-9フォームは企業が外注業者への支払いに必要な書類
- 最新のW-9フォームはIRSのウェブサイトからダウンロード可能
- 記入するのは最初の１ページのみ
- 署名と日付の記入も忘れずに！
毎年１月〜４月にかけてタックスリターンで忙しくなるかと思いますが、こちらの情報が少しでもお役に立てば幸いです。
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